对于职业院校来说，学生的行为与安全是管理的重点和难点。但是，大部分学校在学生入学报到、学籍管理、德育管理、毕业离校管理、家校沟通、考勤管理等方面普遍存在较多问题。究其原因，职业院校在学生管理工作方面普遍采用的还是传统的手工管理模式，极大降低了管理效率。在信息技术高速发展的今天，传统的学生管理模式显然已经不适应新时代的要求，如何运用现代信息技术为学生管理服务，是所有职教人士应共同探讨的话题。
一、学生录取
学校在录取新生时，普遍会遇到这样的问题。一是学生报名信息无法直接共享到各个部门，需要多次填写；二是录取时无法及时了解是否还有空床位、该生是否已缴费；三是不能快捷地把入学须知批量发送给新生。依能管理科学研究院认为，运用整合集成的智慧校园软件平台能使这些问题迎刃而解。
通过信息化的手段采用在线报名、在线录取的方式可解决学生报名的问题，在线报名可分为官网在线报名、来校在线报名、微信报名等几种方式。通过在线报名，学校可以准确、便捷地采集报名信息，实现各个环节信息共享，从而防止信息孤岛产生。在学生录取前，学校可通过软件系统查看寝室空闲床位、缴费情况等信息，录取后直接通过系统发送录取通知书及录取信息。
学校采用预录取的办法能有效提高招收学生的数量和质量。针对生源紧张的学校，系统可主动发送消息给有报名意向的学生，快速获取生源；针对生源充足的学校，可预先录取优秀学生（如毕业成绩优秀、特长生等），提高生源的质量。
二、学生报到
学生报到时须注意几点：一是按专业分班，一个行政班的学生应该属于一个专业，如果把专业毫无关联的学生划分到一个行政班，会导致后续教学工作难以正常开展；二是在报到前先把寝室床位预分给班级，学生报到时再由班主任分配给学生；三是将学生信息数据与一卡通厂商进行共享，统一制卡。通过整合集成的智慧校园软件平台可有效支撑学生报到需求。
身份证读卡器，有效提高新生报名效率。学费系统可快速完成学费管理、缴费发票打印和缴费信息统计。宿舍管理系统支持管理员预分床位和直接安排入住模式，可方便统计楼栋、宿舍和班级的住宿情况；教材管理系统可支撑教材的信息维护、征订、入库、发放和库存等管理，教务或招生部门的老师可方便地进行统计与管理。
另外，基于大数据分析，学校可将多年的招生和就业数据进行汇总分析，形成如生源分布、招生覆盖率、流失率、就业对口率等一系列报表，为优化招生就业工作提供决策依据。
招生数据分析（以智慧校园平台YNedut为例）
三、学籍管理
学生学籍信息需上报到国家学籍网、地区学籍网等不同的系统，这就要求学籍管理人员维护多套学籍数据；现有的学籍系统，无法满足学校其他业务部门对学生学籍信息的共享需求；学籍异动后若各业务部门的业务数据没有调整，会出现学生学籍状态不一致的情况，影响业务的开展。这些都是职业院校在学籍管理中遇到的问题。
通过建立校内学籍管理系统，以校内学籍管理系统为中心，共享学籍信息可较好地解决这些问题。日常学籍管理工作在校内学籍管理系统中记录，满足校内业务系统对学生信息的数据共享要求，需上报到其它系统时从校内学籍系统按要求导出结果即可。
校内学籍管理系统具有一处维护多处使用的特点，保证学籍信息的一致性。维护学籍信息有三种途径：一是学生填写，班主任检查；二是班主任填写；三是学籍管理人员填写。多角色共同维护学籍信息，能够使教职工的工作更轻松，信息更准确。
有了学籍管理系统的支撑，杜绝了学籍异动审核形式化的问题，保证了各业务部门使用的学籍记录与学生实际学籍状态保持一致。
四、德育管理
德育是学校实施素质教育的重要组成部分，对青少年学生健康成长和学校工作起着导向、动力和保证的作用。随着信息化的高速发展，信息技术在学校德育教育和教学方面的应用越来越普遍，也给学校德育的发展提供了新的增长点。
一是快速记录学生德育检查的结果。全校几千条的数据，要想快速准确地记录学生的德育检查结果，必须使用信息化的手段。如教职工在教室、操场、宿舍等地方发现学生违纪便可用手机快速进行违纪登记，并通过扫描校牌上的二维码、条形码、照片等信息进行核对。而且采用信息化的方式可以避免传统通过纸质文档记录考核数据容易丢失、损坏的情况发生，也可以方便后期汇总统计。
二是方便德育考核汇总。使用智慧校园平台，教职工平时通过手机记录的学生德育考核记录会自动与平台同步、汇总，学校进行德育考核时就能按需求进行查看。班主任可以查看本班学生违纪的信息，做好学生教育工作；系部可以查看本系部学生信息，重点关注问题学生；学生管理处可以查看全校学生违纪情况，根据不同的情况开展针对性的工作。
三是班级班风建设。通过智慧校园软件平台，对以班级为单位的德育管理工作也能进行重要支撑。系统自动汇总统计报表，方便不同用户查看需要的数据。学生科、系、班级及时维护、更新、发布学生管理系统数据，最后可以通过门户网站、电子显示屏、手机、板报等手段将考核的结果予以公示，便于班主任及时发现问题并督促学生改进问题，从而做好班级班纪、班风的建设。学生管理系统的充分利用大大提高了学生综合素质评价的效率和质量。
四是宿舍考核。使用纸质文档登记宿舍考核结果，难以采集检查现场的图像，如果宿舍学生不配合，难以把责任落实到具体的学生头上。使用手机应用来做宿舍考核，现场利用手机拍照，用手机扫描违纪的床位二维码，便可轻松将这些信息记录下来，让计算机来汇总统计。班主任及时获得宿舍考核结果，查看每一考核项目的详细情况（可以查看现场照片），了解学生在哪些方面做得好，在哪些方面没有做到位，没做好原因是什么，是哪个同学没做好，从而帮助学生改进。
五、毕业离校
毕业离校手续办理是一个复杂、繁琐的工作。传统模式下，毕业学生无法预先知道毕业要求是否达标，要到对应的部门才能查询，这就导致相关部门无法重点处理未达标学生，增加了工作量，拖长学生毕业离校处理周期。通过软件平台处理学生毕业离校，可减少学生来回奔波，重点处理未达标学生，缩短处理周期。学生还可预先获取未达标项目，主动处理。
学校可通过软件系统参照人才培养方案和学校规章制度设置对学生毕业的要求，当学生毕业的时候达到了系统设定的目标，便能够自动毕业。离校审核完成后，可以打印离校单，离校单可采用电子签章或线下盖章的方式处理。
学生毕业后系统可自动通知家长学生毕业离校的时间，保障学生的安全。从在校生库可将毕业后的学生直接转移到毕业校友库中，让其成为学校的“铁粉”，促进招生营销。
六、家校沟通
中职学生在校表现以及人身安全不仅是学校管理的重点，更是家长关心的问题。通过信息化的家校沟通平台，可以把家长和学校紧密联系起来。在新生报到时，主动收集家长的相关信息，为以后在学生日常管理中的及时互动沟通打下基础。在家长生日、重大节日、学生成人仪式、学生回家/返校时，可通过软件平台定制好消息模板，设置发送时间，自动定时、批量发送消息给家长和学生，帮助家长和孩子互相表达关爱。另外，学生在学校的成绩、操行、技能大赛获奖等信息都能通过系统自动推送给家长，家长也可主动查询学生在校表现，随时了解学生的情况。
将招生营销植入学生管理业务，学校可灵活高效地实现短信定时、批量发送，将在校生和在校生家长培养成学校的忠实粉丝，助力全网营销招生。
七、总结
通过信息化的管理模式，改善了目前职业院校学生管理工作中的诸多不足，逐步提高了学生管理的工作效率，同时加强了学生和家长与学校的沟通，有效促进了招生工作，将复杂的事情简单化、条理化，使学校的综合实力得到大力提升。
