后勤管理是职业院校工作中的重要组成部分，起着连接上下、协调左右、联系内外的作用，良好的后勤管理能够为教职工提供一个安定的校园环境。但后勤管理工作量庞大且繁琐，往往需要耗费巨大的人力物力。在信息技术高速发展的今天，将信息技术融入职业院校后勤管理工作，可有效提高后勤管理的工作效率，为在校师生的学习、生活、工作、安全等方面提供高效、便捷的保障服务。
一、教职工考勤管理
教职工的考勤数据统计和整理一直是后勤管理工作的重点和难点，一方面它关系着教职工的收入，另一方面数据繁杂，统计不便。职业院校传统的考勤统计主要有两项工作：一是从不同考勤人员处搜集每个教职工参加所有活动的考勤记录表；二是处理不同样式和不同存储方式（纸质、电子）的考勤记录表，再统计汇总考勤结果。这种人工统计方式很容易导致考勤表搜集遗漏，统计结果出错，数据难以使用。那么该如何在每个月底快速、准确地汇总出每个教职工本月的考勤结果呢？
运用信息化工具，可以高效完成考勤管理工作。信息化的考勤管理需要具备两方面的条件：一是硬件设备，例如指纹识别设备、一卡通、人脸识别设备等，用来采集考勤的记录；二是软件服务，能自动汇总各种考勤活动，考勤异常自动发送短信提醒等服务。
通过软硬件的整合集成，共享教职工基础数据，软件自动同步硬件设备的考勤记录，可以实现准确、高效、及时的考勤管理。在校内培训、临时活动、坐班、教职工例会等活动时运用信息化考勤手段，可以毫无遗漏进行考勤并准确统计数据，既达到管理监控的目的，又大大提高工作效率。
图1职业院校运营管理平台考勤管理系统（以YNedut®为例）
二、资产精细化管理
学校资产是保证职业院校教育教学顺利进行的必要条件，与学校教职工及学生息息相关，但同时又面临几个难题：一是校领导难以随时掌握自己学校的资产，二是需要使用资产时无法及时追踪到当前使用人，三是易耗品采购计划无依据，四是实训实验教学常用的低值资产使用频率高、易遗失，难以保障教学工作的正常开展；五是上级主管部门提供的资产管理软件难以满足学校内部资产管理要求。
采用信息化管理可有效解决职业院校资产管理的这些难题。学校的资产分为贵重资产、低值资产和易耗品，通过整合集成的软件系统，将各类资产单独进行管理，按不同的属性采取不同的管理方式，可实现资产的入库登记、领用、归还、盘点等自动处理。在资产入库时及时入账，准确标记资产属性；在资产领用时准确记录领用人及去向；在资产归还时及时入库；在资产盘点时通过扫描二维码进行盘点并准确打印盘点表。
当然，通过信息化的管理方式，目的不仅仅是在于日常数据的统计与查看，更为重要的是通过资产大数据的分析，掌握贵重资产的使用率、全校耗材的使用量、教师个人耗材使用量等一系列的资产数据，从而做到优化耗材采购量、提高资产使用率、优化学校资产结构。
图2职业院校运营管理平台资产管理系统（以YNedut®为例）
三、门禁管理
目前大多数职业院校的门禁采用以下两种管理方式：一是依靠人工管理，职业院校每天出入人流量很大，人力难以准确、快速识别出入人员，难以识别证件真伪，容易造成安全隐患；二是使用物联网门禁系统，但与业务系统数据不能共享，在需要更改进出门禁权限时难以及时通知物联网门禁系统。
因此将物联网门禁系统与业务管理软件整合集成才是最好的解决之道。业务系统下发业务数据，更改门禁权限；物联网门禁系统回传出入记录，供业务系统处理，两个系统数据同步，良性循环。例如学生请假，审核通过后，业务系统下发请假数据（姓名、照片、允许出门时间），门卫确认请假人和出门人的姓名、照片、时间是否一致，学生刷卡出门，物联网门禁系统回传刷卡数据，业务系统自动发送短信通知家长和班主任学生已出校，保障学生安全，杜绝伪造出门凭证，实现真正的门禁管理的目的。
四、保洁、保卫与食堂管理
职业院校的保洁、保卫与食堂管理工作虽繁琐却非常重要，它要求职工不断总结经验，提升服务质量、提高工作效率。
依能管理科学研究院认为，职业院校的保洁、保卫与食堂管理可以从以下几点进行优化：一是制定制度，并形成文档。有了制度的约束，才能规范日常的行为，避免错误发生；二是实行看板管理，用规范的表格记录执行和检查结果，一目了然；三是针对紧急情况制定预案措施，避免慌乱；四是采用先进的管理工具，俗话说工欲善其事必先利其器，保卫可使用完善的监控系统，保洁使用良好的清洁工具，便可更好地服务。更重要的是全程贯彻PDCA原则，每天不断总结、完善和改进。
五、总结
职业院校行政后勤管理工作所采用的传统“手工”形式已不能适应现代职业院校发展的需求。在信息技术和网络技术高速发展的今天，采用信息一体化的行政后勤管理显得尤为重要。通过信息化的手段不仅能提高后勤部门的工作效率，更能为学校的管理和教学提供优质的后勤服务与保障。
